Skip to content

Kekangan Tiga Serangkai Pengurusan Projek

Pengurusan projek tidak seharusnya terhad kepada mengurus kekangan 3 serangkai sahaja; kos, masa dan kualiti. Sekiranya pengurus projek ingin melihat projeknya berjaya, penekanan juga perlu diberi kepada skop dan kepuasan pelanggan. [Selanjutnya...]

Membina WBS Untuk Projek Yang Berjaya

24/02/2013

Membina Struktur Pecahan Kerja (WBS) yang teratur adalah satu amalan terbaik untuk memastikan kejayaan pelaksanaan projek.

WBS membuat skop projek boleh dilaksana secara berkesan dalam bentuk yang berorientasikan penyampaian dan hieraki kerja. WBS mentakrifkan skop projek hingga ke aras terendah penyampaian, yang dipanggil pakej kerja.

Salah satu soalan lazim yang saya dapat apabila membincangkan WBS adalah, “Apakah cara terbaik untuk menyusunkan penyampaian projek?

Jawapan saya; bergantung kepada cara pasukan projek hendak mengurus projek mereka: Menumpukan kepada produk atau penyampaian yang akan dizahirkan, atau melihat dari perspektif bagaimana projek akan disiapkan.

Secara umum terdapat 2 jenis WBS

1. WBS berasaskan produk/penyampaian
2. WBS berasaskan proses/perkhidmatan

Apabila anda hendak memilih jenis WBS yang akan digunakan, fikirkan di mana anda hendak dapatkan maklumat untuk menyediakan laporan kemajuan projek kepada pihak berkepentingan seperti pelanggan, pengarah projek dan pegawai penguasa, yang masing-masing mempunyai keperluan yang berbeza.

Advertisements

Kumpulan Proses Pengurusan Projek

25/12/2012

Apa itu projek?  Ia adalah satu set aktiviti yang saling berkaitan untuk mencapai matlamat tertentu, dalam tempoh masa tertentu untuk mewujudkan satu produk atau perkhidmatan yang unik.

Apa bezanya dengan operasi? Operasi adalah satu proses yang berterusan dan berulang-ulang untuk mewujudkan sesuatu produk atau perkhidmatan.

Apa itu pengurusan projek? Aplikasi ilmu pengetahuan, kemahiran, alat dan teknik ke atas proses pengurusan atau aktiviti projek untuk mencapai objektif projek. Objektif projek lazimanya siap ikut jadual, kos dan kualiti serta memenuhi atau melebihi jangkaan pelanggan.

Buku panduan pengurusan projek, “Project Management Body of Knowledge (PMBoK)” yang diterbitkan oleh Institut Pengurusan Projek, Amerika Syarikat (PMI)  membahagikan proses pengurusan projek kepada lima kumpulan atau fasa (kitar hayat projek) seperti berikut:

Proses Pemulaan: Mentakrifkan dan memberi kuasa pelaksaan projek.

Proses Perancangan: Mentakrifkan dan memurnikan objektif dan merancang tindakan yang diperlukan untuk mencapai objektif dan skop projek.

Proses Pelaksanaan: Majoriti bajet projek akan dibelanjakan dalam melaksanakan kumpulan proses ini. Proses melibatkan integrasikan pekerja dan sumber-sumber lain untuk melaksana pelan pengurusan projek bagi sesuatu projek.

Proses Pemantauan & Kawalan: Bukan hanya melibatkan pemantauan dan kawalan kerja yang dilakukan dalam kumpulan proses ini tetapi juga memantau dan mengawal usaha keseluruhan proses projek supaya tindakan pembetulan yang tepat pada masanya boleh diambil.

Proses Penutupan: Memuktamad dan mengesahkan penerimaan serahan projek.

Setiap kumpulan mempunyai proses (aktiviti) yang berkaitan, dan kadang-kadang fasa akan bertindih. Fasa dalam konteks ini berbeza dengan fasa pembinaan projek seperti Fasa 1, Fasa 2 dll. Fasa tersebut selalunya berjujukan dan ada kalanya bertindih. Setiap fasa akan diakhiri dengan penerimaan produk. Dalam melaksana projek terdapat kekangan yang dikenali dengan kekangan tiga serangkai – kos, masa dan skop.

Hubungan Logikal Dalam Penjadualan

27/02/2012

Salah satu dari ramuan kejayaan dalam penjadualan projek adalah penetapan hubungan antara aktiviti yang logik.

Berapa ramai penjadual di sektor pembinaan yang memberi penekanan kepada perkara ini? Saya rasa ramai yang tidak menitikberat hubungan antara aktiviti-aktiviti projek. Apa yang penting tarikh penyiapan projek yang diperolehi sama dengan Tarikh Siap Projek seperti dalam kontrak. Justeru hubungan aktiviti ditetapkan sesuka hati sehingga  “Tarikh Siap” diperolehi.

Hubungan antara aktiviti yang tidak logik merupakan penyumbang utama kepada kenapa projek tidak dapat disiapkan mengikut masa yang dirancang dalam Jadual Projek (atau lebih dikenali sebagai CPM).

Kiriman berkaitan

Penentuan Pertalian Dalam Penjadualan Projek

13/01/2012

Sepanjang pengalaman saya menyemak jadual kerja yang dikemukakan oleh kontraktor untuk kelulusan, secara am saya dapati penetapan pertalian antara aktiviti dibuat semata-mata bagi mendapatkan “Tarikh Siap” sama seperti dalam kontrak. Sama ada aktiviti boleh dilaksana mengikut perancangan atau tidak, lain cerita (tidak menjadi isu). Ini antara sebab mengapa penjadualan projek tidak menyumbang kepada penyiapan projek mengikut jadual. Tak kiralah perisian apa yang dipakai, MS Project ke, Primavera ke?

Dalam penjujukan aktiviti (activity sequencing), setiap aktiviti perlu ada aktiviti yang mendahului atau menyusulnya (kecuali aktiviti “Mula”, tiada pendahulu; aktiviti “Siap”, tiada penyusul). Ada empat jenis pertalian yang digunakan dalam penjujukan aktiviti; Siap-ke-Mula (FS); Mula-ke-Siap (SF); Mula-ke-Mula (SS); dan Siap-ke-Siap (FF).

Pertalian yang biasa digunakan dalam penjadualan projek adalah FS. Ada organisasi yang tidak menggalakkan penggunaan pertalian selain dari FS kerana ia lebih sukar untuk ditafsir dan diurus.

Pertalian tersebut dibincang di bawah, terlebih dahulu anggap ada dua aktiviti iaitu “A” dan “B”:

FS – Aktiviti “B” tak boleh mula selagi Aktiviti “A” tidak siap. Contoh:

Aktiviti A: Ikat bata.
Aktiviti B: Lepa bata.

Pertalian FS menetapkan kerja melepa bata tidak boleh mula selagi kerja ikat bata tidak siap.

SF – Aktiviti “A” perlu dimulakan barulah Aktiviti “B” siap. Pertalian yang jarang digunakan. Di bawah contoh mudah yang dapat saya fikirkan:

Aktiviti A: Peperiksaan.
Aktiviti B: Ulangkaji pelajaran.

Pertalian SF menggambarkan ulangkaji pelajaran akan siap bila peperiksaan dah bermula.

SS – Aktiviti “A” perlu dimulakan sebelum Aktiviti “B” boleh dimulakan. Contoh:

Katakan anda nak pasang kertas dinding (wallpaper) di dinding ruang tamu dan cat di dinding dapur, untuk memendekkan tempoh kedua-dua aktiviti mesti bermula pada masa yang sama.

Aktiviti A: Cat dinding.
Aktiviti B: Pasang kertas dinding.

Anda mungkin sudah bersedia untuk memasang kertas dinding di ruang tamu. Namun begitu pertalian SS menetapkan ianya tidak boleh bermula sehingga kerja mengecat dinding dapur bermula.

FF – Bermaksud Aktiviti “A” perlu siap sebelum Aktiviti “B” boleh disiapkan. Pertalian ini pun jarang digunakan. Contoh:

Anda mahu sediakan “Method Statement”, penulis dan penyuntingnya perlu bekerja sebagai satu pasukan sehingga “Method Statement” siap.

Aktiviti A: Menulis “Method Statement”.
Aktiviti B: Menyunting “Method Statement”.

Kerja suntingan bermula apabila kerja penulisan telah mencapai kemajuan tertentu. Kerja menyunting boleh siap hanya bila kerja penulisan telah siap. Biasanya dalam pertalian jenis ini mesti ada “Lag”. Dalam contoh ini, Aktiviti “B” siap lewat sikit dari Aktiviti “A” – ada “Lag”.

Satu lagi contoh FF dengan “Lag”: Anda boleh sapu cat lapisan kedua tanpa perlu menunggu keseluruhan cat lapisan pertama kering, tetapi anda tak boleh selesai menyapu lapisan kedua sehingga kesemua lapisan pertama kering.

Diharap catatan ini dapat membantu pembaca dalam penyediaan Program Kerja (CPM).

Terlalu Ramai Jeneral dan Tidak Cukup Askar

22/12/2011

Bila bincang pasal projek kerajaan lewat, inilah ungkapan yang sering disebut “Terlalu ramai jeneral tetapi askar tidak cukup”. Betul ke? Saya tak ada fakta, jadi tak nak lah komen.

Soalnya sebagai pengurus projek, tak kiralah swasta ke, kerajaan ke, adakah kita buat analisa berapa ahli pasukan projek atau askar yang diperlukan, dan apa kemahiran mereka untuk laksana projek dengan jayanya? Jika dilaksana, apa asas atau penanda aras untuk analisis tersebut?

Tidak punya askar yang cukup atau ada askar yang cukup tetapi dengan kemahiran berlainan dari apa yang diperlukan boleh menyebabkan kegagalan projek.